Подмосковным предпринимателям рассказали, как применять электронную подпись для участия в торгах

Эксперты и общественные помощники уполномоченного по защите прав предпринимателей в Московской области Владимира Головнёва делают информацию о актуальных темах доступной для бизнес-сообщества. Один из общественных помощников — Сергей Маковеев, помощник уполномоченного по государственным закупкам, разработал подробное руководство по новым аспектам использования электронной подписи при участии в торгах и особенностям машиночитаемой (электронной) доверенности.

На данный момент получить электронно-цифровую подпись (ЭЦП) возможно в Инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС) или в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). ЭЦП может быть оформлена на руководителя или представителя организации.

С 1 сентября 2023 года вступил в силу новый порядок, позволяющий оформлять электронную подпись по новым правилам как в самой ФНС, так и через доверенные лица налоговой. Список мест получения ЭП доступен на сайте ФНС.

При подаче заявления потребуются: документ, удостоверяющий личность; номер СНИЛС; ИНН физического или юридического лица; токен. Можно использовать уже имеющийся токен или приобрести новый. Важно получить именно носитель для ЭЦП налоговой — он соответствует особым требованиям. Удостоверяющие центры, производители или вендинговые аппараты в налоговых инспекциях предоставляют токен. Каждый человек может иметь одну подпись. При создании новой, действующие подписи автоматически аннулируются.

С 1 сентября 2023 года для получения подписи для представителя организации, не являющегося её руководителем, потребуется машиночитаемая доверенность. Ранее выданные подписи действительны до окончания срока или до 1 октября 2024 года (в зависимости от того, что наступит ранее).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов. Это xml-файл, содержащий информацию о доверителе, представителе (уполномоченном работнике) и их полномочиях. МЧД также известна как электронная доверенность.

Главная цель МЧД — подтверждение возможности сотрудника или внештатного работника подписывать электронные документы от имени организации. МЧД отличается от электронной копии бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть определенный формат и требования к содержимому. Сведения из МЧД информационная система или сервис может обрабатывать автоматически, что невозможно сделать со скан-копией.

Общие требования к содержанию машиночитаемых доверенностей установлены в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В доверенность обязательно необходимо включить информацию о МЧД — название и номер, срок действия; данные доверителя (физлица, ИП или юрлица); данные представителя и полномочия, которые он получает; возможность передоверия; электронную подпись, подписанную МЧД.

Законодатели ввели электронные доверенности с целью усилить безопасность использования электронных подписей в организациях.

Сергей Маковеев пояснил, что в соответствии с новыми правилами сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физического лица, содержащую только данные сотрудника и не содержащую информации о компании. Для подтверждения своих полномочий сотрудник будет прикладывать машиночитаемую доверенность при подписании документов. Новая система работы обеспечивает более высокий уровень безопасности как для организации, так и для сотрудника.

Для использования такой системы потребуется запросить у руководителя юридического лица доступ к закупкам. В случае государственных закупок этот доступ можно получить через профиль компании на портале Госуслуг и личный кабинет Единой информационной системы. Для коммерческих закупок этот доступ можно получить через личный кабинет на электронной торговой площадке или в соответствии с правилами конкретной площадки.