Все задачи стали «срочными»: почему сотрудники перестают справляться с работой

Постоянные пометки «АСАП» в рабочих задачах постепенно теряют смысл: если срочным называют практически каждое поручение, сотрудники перестают понимать, что действительно требует немедленного выполнения. Об этом рассказала «Известиям» директор по развитию продуктового направления платформы «Сфера» IT-холдинга Мария Васюра.

По словам эксперта, значительная часть рабочего времени уходит на рутинные процессы — поиск нужной информации, проверку статусов и организацию выполнения поручений. Когда все задачи одновременно считаются срочными, сотруднику приходится самостоятельно решать, за что браться первым, постоянно переключаясь между разными направлениями.

Частое использование отметки «срочно» в итоге снижает ее практическую ценность. Сотрудникам становится сложнее отличать действительно критичные задачи от тех, которые вполне могут подождать. Дополнительную нагрузку создают нечеткие формулировки поручений, отсутствие конкретных дедлайнов и регулярное изменение приоритетов.

Проблема усиливается, если новые задачи поступают сразу по нескольким каналам — электронной почте, мессенджерам и во время устных обсуждений. В такой ситуации у команды может не быть единого понимания текущих приоритетов. Вместо последовательного выполнения запланированной работы сотрудники переходят к постоянному реагированию на новые запросы.

Одновременное выполнение нескольких задач также негативно влияет на эффективность. При каждом переключении человеку приходится заново восстанавливать контекст, что увеличивает время работы, повышает вероятность ошибок и усиливает усталость.

Для выхода из режима постоянной срочности необходимо внедрить понятную систему управления задачами. Каждое поручение, по мнению эксперта, должно содержать конкретную цель, срок выполнения, имя ответственного сотрудника и заранее установленный уровень приоритета.

Такой подход позволяет отделить действительно неотложные задачи от обычных рабочих поручений. В результате руководителям проще прогнозировать сроки и результаты, а сотрудникам — сосредоточиться на текущей работе, заключила эксперт.